Q.決められた時間で終わる会議をしたいです！
働き方改革が決まってから労働時間が制限され、仕事がなかなか終わりません。特に定例会議や報告会議に時間を使っています。効率よく終わらせる方法はありますか？
会議のいつものパターンは、大事な決定事項がいつも先送りにされて、次回の議題にフォーカスが集まります。
会議の生産性をあげて、余った時間を他の仕事のリソースに使いたいのですがどうすればいいでしょうか？
会社の場所は、大阪の中心地と言われる梅田で、最近貸し会議室を借りたほうがいいのではとも悩んでいます。
おすすめの貸し会議室などがあれば、教えてほしいです。
A.生産性をあげる取り組み
第一に生産性をあげるにはまず会議の準備をしっかりしましょう。まずは議題の決定です。その後資料を作成したら会議へ参加するメンバーに資料を配布します。
資料配布は最低でも会議を予定している日の3日前までには配布済みにしておきます。事前に議題とそれに沿った資料を配布しておくと、検討すべき場所はどこなのかはっきりと考えられるので、会議中に資料を確認しながら考えるという手間も省けます。
第2に会議に参加するメンバーを必要最小限にしましょう。メンバーが多すぎると議題の決定までにあれやこれと意見が出て時間がかかってしまいます。
また、会議に出席するメンバーは参加必須のメンバーを「マスト」に、できれば参加してほしいメンバーを「ウォント」に設定します。招集するメンバーは議題や資料から関係の深い部署に所属しているメンバーに絞ります。
また、質問者側が意思決定者なら必要はありませんが、議題の案件の決定者が別部署の方だった場合メンバーのマストに入れ、必要があれば簡易稟議でお知らせをしておきます。事前に知らせるのが手間ですが、そうすると意思決定が早くなり案件をスムーズに進行できます。
第3に、議題のゴールを明確にしましょう。明確なゴールがないまま進めてしまうと「脱線」という悪夢が待ち受けています。そうならないためにも会議で話し合う議題のゴールを決めておきます。
ゴールを決めておくほか時間をストップウォッチで計測するのも効果的です。時間に制限があることで参加メンバーの集中力が上がります。
A. 利用時間が決まっている貸し会議室を利用する
会議を無駄なく、意義あるものにするためには決まった時間に始め、時間になる前にきっちりと意思決定ができていることです。
利用時間をストップウォッチではかるのもいいかもしれませんが、使用時間が決まっている貸し会議室を使うのも生産性をあげる一つの手ですね。
貸し会議室は会社の外にあるため、社内に閉じこもって会議をするより新鮮な気持ちで会議ができますし、おすすめです。
梅田付近ならば、梅田茶屋町にある貸し会議室が近いでしょう。
プロジェクターやホワイトボードなどの設備も揃っているので、ほぼ手ぶらでいけますし、開放的なレイアウトが多いので、いつもと違う景観を見ることでリフレッシュでき、より生産性をあげられるはずです。
時間を効率的に使った会議をしたかったら、このような貸し会議室の使用も視野に入れるといいですよ。