Q.電話応対が苦手です…
子育ても一段落して時間ができたので、働きに出たいと思っています。
とはいえ、電話応対が苦手なので、どうしても職場の選択の幅が狭くなってしまいます。
家の近くで条件の良いデータ入力の仕事も見つけたのですが、電話応対も業務内容に入っていて、応募しようかどうか迷っています。
電話応対がどうして苦手に感じるのか、克服する方法はあるのかどうかについて、どなたかアドバイスをいただけないでしょうか。
A.電話応対に苦手意識を持つ理由
以前は事務系の仕事といえば電話応対が業務内容に含まれているのが当たり前だったのですが、最近では求人案件の中にわざわざ「電話応対なし」と明記されているものもあります。
電話応対なしの案件があるのは、電話応対が苦手な人が増えてきているからです。
以前はリモートのコミュニケーション手段のメインであった電話も、最近ではメッセージやチャットなどが主流になってしまい、家族間でも電話で話さずにメッセージを送って要件を済ませる家庭が増えてきています。
このため、電話で話すという行為に抵抗を感じる人が多くなっていることは事実です。
またメッセージであれば、何か質問された際にもよく考えたり調べ物をしたりしてから回答をすることができるのに対し、電話対応では即答が要求されます。
ですから、間違えて回答したらどうしようと不安になる人もいるのではないでしょうか。
周囲の人が気になって電話応対が恥ずかしいと思っている人も多いようですが、会社で働いている同僚たちはそれぞれの業務に真剣に取り組んでいるわけですから、誰も聞き耳を立てているわけではありません。
電話対応が苦手だと感じている人は電話で話すこと自体に慣れていないので、普段からメッセージなどを使わず家族とも電話でしゃべる習慣をつけることによって、苦手意識を取り除くことをしてみましょう。
A.電話対応のコツ・マナーをマスターすれば自信に繋がる
仕事では正確さが重要ですから、電話対応をする際には必ずメモ帳とペンを手元に準備しておくことが大切です。
その際、聞き手と逆の手で電話を受ければ、メモをするためにわざわざ受話器を持ち替えなくて済むので便利です。
電話で話した内容を、すぐにメールで間違っていないか確認しておくことも大切でしょう。
特に日時や場所などに関する要件であれば、記録に残すことによって聞き間違いなどのトラブルを避けることができます。
いろいろ努力しているのに電話対応が上手にならない時には、電話対応が上手な先輩の対応を参考にしてみて、真似をしてみるのも一つのアイディアです。
人間というのは、誰でも言い間違いをすることはあるものです。
ですから、言い間違いをしてはいけないと極度に緊張する必要はありません。
自分であまりプレッシャーをかけずに、肩の力を抜いて仕事をすることが大切です。